logo2

 

 

 

ETALON/ SEBESSÉG
2017. 6. szám szeptember-október

 

Az idő mértékrendszerét tekintve egyre több aggasztó paradoxonhoz érkeztünk. Miközben autóink egyre gyorsabbak, a digitális technológia révén pedig lényegében bármilyen információhoz másodpercek töredéke alatt juthatunk hozzá, mégis mintha az idő dimenziója nemhogy kitágult volna, mind inkább egyre szorosabb keretek közé szorít bennünket.

 

Fotolia 120406454 L


Sokan úgy érezzük, egyszerűen semmire nincs időnk és képtelenek vagyunk kézben tartani a hétköznapjainkat. Kapacitásaink, melyek lehetővé teszik adottságaink és képességeink működtetését, olyanok akárcsak a lemerült üzemanyagtartályok. Az internet végtelen információözöne pedig mindezek tetejében folyamatosan lefoglalja a figyelmünket. Éppen ezért, ma minden eddiginél fontosabb feladat lett, hogy önkontrollt gyakoroljunk, hogy a lényegre összpontosítsunk, és az idővel okosan gazdálkodjunk! Kötelezettségeinknek számos színtéren kell helyt állnunk, ám csakis ezek tudatos menedzselésével leszünk képesek a hatékony időgazdálkodásra. Aki úgy érzi, „SOHA SEMMIRE SINCS IDEJE” most figyeljen, mert jó hírünk van. Az időgazdálkodás tanulható, így aki számára a káoszos élet nem komfortos, egyszer és mindenkorra változathat. Az időmanagmentről Gérusz Judittal, (okl. HR tanácsadó, coach és személyi fejlesztő) beszélgettünk.

 

A mai, felgyorsult világban, amikor a versenyképesség kulcsa az, hogy mennyire használod ki a hatékonyságod, vagy milyen gyorsan reflektálsz egy-egy helyzetre, a time managment fogalmának jelentősége elkerülhetetlen, te mit gondolsz erről?
A szó, hogy időmenedzsment talán nem a leghelyesebb kifejezés, az időnket ugyanis nem tudjuk menedzselni, az időnkkel gazdálkodni tudunk, ami optimális esetben nem más, mint egy tudatos tervezési folyamat, amikor a rendelkezésre álló időt a leghatékonyabban osztjuk fel, annak érdekében, hogy a feladataink a legnagyobb számban és megfelelő határidőben készüljenek el. Vagyis, ne érezzük folyamatosan, hogy „el vagyunk havazva”. A jó időmenedzsment azonban nem azt jelenti, hogy a lehető legrövidebb idő alatt a lehető legtöbb munkát elvégezzük. Az a lényeg, hogy a fontos munka legyen készen. Ha mindent meg akarunk csinálni, szembesülünk azzal, hogy nem fog menni, amitől frusztráltak leszünk és hibákat vétünk.

 

Ma minden sokkal gyorsabb, mint néhány évtizeddel ez előtt. Az autók, az információáramlás, az intelligens háztartási eszközök, a gyerekek, a sportolók, de átugorva egy sor fontos tényezőt, maga az ismerkedés is. Egyszóval, minden, de minden elképesztő sebességre kapcsolt, aki nem tudja tartani a tempót, életét egy óriási zűrzavarban élheti.
Valóban. A világ, amelyben élünk szélsebes, noha ez új távlatokat nyithat meg előttünk, egyben pedig átok is lehet. Rendkívül nagy nyüzsgésben élünk, valahogy minden sürgőssé vált. Nagyon sok az a teendő, amit egy napra betervezünk, miközben figyelmen kívül hagyjuk, hogy ugyan úgy időt kellene fordítanunk alapvető dolgokra és szükségletekre, ahogy azt a régiek tették. Például arra, hogy eszünk, vagy eljutunk A-ból B-be. Ma ezt a két dolgot pár perc alatt végezzük, akár egyszerre. Miközben egy tárgyalásra igyekszünk, bekapunk egy-két falatot ebéd gyanánt, a piros lámpánál pedig letöltjük az emaileinket. A multitasking tehát begyűrűzött. Több, jelentőségteljes dolgot egyszerre csinálni, azonban lehetetlen, egyszerűen biológiailag nem így vagyunk „huzalozva”. Mindez egészségügyi és pszichológiai tényezők szempontjából is kockázatos, ráadásul hatékonyságvesztést eredményez. Sokszor úgy érezhetjük, hogy a rengeteg teendő mázsás súlyként nyom agyon bennünket.

 

A kaotikus helyzeten segíthetnek a különböző időgazdálkodási módszerek?
Számos időgazdálkodási módszer létezik. Nem hiszek abban, hogy lenne olyan módszer, amely bárki számára egyaránt megfelelő, és alkalmazható, inkább abban hiszek és azt az irányt képviselem, hogy a személyiségünkhöz igazodóan – amit jól, vagy kevésbé jól ismerünk, de ezen lehet változtatni! - több irányzatból szedjük össze a számunkra leginkább alkalmas, belőlünk a legtöbbet kihozó módszert. Fontos a változásunkhoz az, hogy ne „erőszakoljuk” meg magunkat olyannal, ami tőlünk teljesen idegen (pl. aki éjjeli bagoly, nappal álomkóros, az ne akarja azt az irányt követni, miszerint „a reggeli órák a legproduktívabbak”, mert számára nem az a megfelelő időpont). Az összes létező, ismert módszer alapelemei összecsengenek, ki így, ki úgy fogalmaz, más és más elemeket tartva fontosnak, kiemelendőnek. A cél, a feladatok felsorolása és a fontossági sorrend felállítása majd a feladatok elvégzése mindegyik módszerben megtalálható, ki-ki választhat a személyisége és saját szája íze alapján!


Ha jól értem, az egyik legfontosabb tényező, hogy prioráljuk a teendőinket?
A munkavégzés új korszakához érkeztünk, amiben új szokásokat vettünk fel, akárcsak az örökös online jelenlét. Egyfajta állandó készenlétben vagyunk az e-mailek, a telefon és a különböző üzenetküldő alkalmazások által. Sokszor a legértékesebb energiáink jelentős részét pontosan ezek emésztik fel, alattomos démonként lesznek úrrá a produktivitásunkon. Ha belegondolunk, ezek az esetek nagy részében jelentéktelennek tűnő apróságok, amelyek megakadályoznak bennünket a valódi céljaink elérésében. Fontos, hogy elhatárolódjunk, és felismerjük mik és kik, azok az időrablók, ezen kívül, hogy tisztában legyünk önmagunk képességeivel és egyéni energiaszintünkkel, ami a napi ritmusban segítenek bennünket. Bizonyos napszakok különösen alkalmasak a koncentrációra, az alkotómunkára vagy azokra a nagyobb volumenű feladatokra, amelyek komoly odafigyelést igényelnek. Ezek a nap legértékesebb időszakai. Fontos, hogy ne pazaroljuk el őket az emailek feldolgozására. Amikor energiaszintünk alacsonyabban van, akkor célszerű a reaktív munkákat elvégezni. Ehhez azonban mindenképpen szükséges egy adag önismeret. Ismerni kell erősségeinket, gyengeségeinket. Érdemes tisztában lenni azzal például, hogy reggel vagy este tudunk- e a legjobban dolgozni, egyszerre mennyi munkát vagyunk képesek elvégezni, mennyi pihenésre van szükségünk, stb. A hatékony napi rutin és időbeosztás valójában mindig személyre szól, és összhangban áll a saját adottságainkkal.

 

Az önismeret tehát alapfeltétele a tudatos tervezésnek?
Mint, oly sok minden másban, valójában akkor is szerepe van, amikor tudjuk, hogy jól kell teljesíteni egy munkahelyen, vagy a saját cégünkben/vállalkozásunkban, de nincs kedvünk dolgozni, fáradtak vagyunk vagy esetleg betegek. Megfelelő önismeret birtokában tudni fogjuk, hogy mi az, aminek a segítségével tovább tudunk menni. De az önismeretnek abban is szerepe van, hogy felismerhessük, hogy egyes feladatok elvégzése miért okoz nehézséget vagy túl nagy kihívást, és hogyan kezeljük az ilyen helyzeteket. Ha feladatot kapunk, és tudjuk, hogy azt nem nekünk kellene végrehajtani (mert nem rendelkezünk a megfelelő kompetenciákkal, mert más gyorsabban/jobban/hatékonyabban végre tudja hajtani, mert amúgy is el vagyunk havazva), szóljunk. Amennyiben nekünk kell feladatot delegálni, ne habozzunk megtenni azt. Egy csapat gyorsabban és könnyebben végre tud hajtani egy komplex feladatot, mint egyetlen ember, ha lehetőségünk van rá, hát válasszuk meg őket jól…

 

Kik és mik azok az időrablók? Hogyan kezeljük őket?
Számtalan zavaró környezeti behatás érkezik felénk, a nap 24 órájában, melyek folyamatosan elterelhetik a figyelmünket. Szembe kell néznünk a démonjainkkal, hogy úrrá lehessünk rajtuk. Ahhoz, hogy ezt tudatosan kezeljük önfegyelemre lesz szükségünk. Fontos, hogy ne legyünk mindig minden fórumon elérhetőek, emellett a hírek, információk, „közösségi”oldalak böngészését ne rögtön reggel kezdjük el. Időzítsük arra, amikor amúgy sem vagyunk a produktivitásunk csúcsán, pl. dél körül. Viszont ilyenkor is határoljuk be az időt, amit erre fordítunk. A munkaidőt munkára használjuk. Munka közben zárjunk be minden „fület” a számítógépünkön, ami váratlan üzenetekkel bombázhat, a facebook-ot is. A családi, baráti kapcsolatok ápolását szintén ne munkaidőre időzítsük. Szerelkezzünk fel technikailag, és a hosszabb beszélgetéseket hazafelé, út közben tegyük, ez segíthet a munkáról lejönni és a családra, magánéletre hangolódni – de azért figyeljünk a biztonságra vezetés közben! Épp úgy célszerű keretet szabni a munkatársakkal folytatott magánbeszélgetéseknek is. Az üzleti partnerek is sok időnket vehetik el, ha úgy gondolják, hogy kizárólag mi tudunk csak segíteni, adjuk ki a munkát, delegáljuk, előtte megfelelő instrukciókkal lássuk el a megbízott kollégát! Mindemellett időt rabol, frusztrál, ha nem fejezzük be, amit elkezdtünk. Ne hagyjuk félbe az elkezdett dolgainkat! Fejezzük be, és aztán kezdjünk másba! Ha erre képtelenek vagyunk, határozzunk meg minden héten egy napot arra, hogy befejezzük a félbehagyott dolgainkat! Megdöbbentő mekkora értékvesztéssel járnak a nem kontrollált, figyelemelterelő munkavégzési szokások.

 

Mi segíthet keretet adni a napnak, vagy kordában tartani a feladatainkat?
Létezik egy pofonegyszerű módszer, az ún. GTD, amely bárki számára jól alkalmazható, egyszerű és életszerű időgazdálkodási praktikákat kínál. Mindössze öt lépésből áll, és a lényege, hogy nyilvántarthassuk általa valamennyi kötelezettségünket. Persze nem kell excell táblákra gondolni. Ez csupán egy hasznos ütemterv. Első és legfontosabb, hogy rögzítsünk minden felbukkanó gondolatot, feladatot, ami foglalkoztat minket. Következő lépésben dolgozzuk fel, tisztázzuk le, nézzük át a listát, hogy kell-e valójában a feladatokkal kapcsolatban tenni bármit is. (reggelente, előző este, pár percre délben…). Majd rendszerezzük azt (készítsünk több listát, pl. család/munkahely/új ötletek stb., ha szerteágazóak a tennivalóink), vizsgáljuk át, hiszen nem ér az egész semmit, ha nem nézzük át a listát olyan sűrűn, amilyen sűrűn szükséges. Így léphetünk a következő feladatra, és húzhatjuk ki, ami nem kell! Takarítsuk és frissítsük a listáinkat, hogy mindig fókuszban maradhasson az, ami fontos! Végül pedig végezzük el, tegyük meg. Nézzük meg, mennyi időnk van! A módszer alapelve, hogy ne foglaljuk le az agyunk kapacitását felesleges dolgokkal, olyan, mintha a számítógép merevlemezét túlterhelnénk. Az elintézetlen dolgok az agyunkban vannak, kapacitást, időt, figyelmet, energiát igényelnek – hát írjuk őket ki, tároljuk őket máshol! Hiába akarunk koncentrálni egy feladatra, ha eszünkbe jut, hogy a kutyának tápot venni, anyát felhívni, a páromnak borotvahabot venni, a fogorvosnál időpontot kérni…stb. Ezek a gondolatok helyet követelnek maguknak, már csak annak okán is, hogy jaj, el ne felejtsük őket, mert a kutya éhes lesz, a férjem szőrös és mérges, anyám pedig szemrehányást tesz, hogy nem törődök vele… Tehát találjunk egy helyet/alkalmazást (naptár vagy speciális webes felület), füzetet, bármit, és mihelyt jön egy gondolat, írjuk ki! Gyakran már ettől megkönnyebbülünk, hogy minden apró-cseprő gondolatunkat ott látjuk az orrunk előtt.

 

Mennyire jellemző, hogy a téged, különböző életvezetési tanácsokkal felkeresők, a rossz időgazdálkodás miatt kisiklott életük okán fordulnak hozzád segítségért?
Nagyon ritka, hogy valaki maga jöjjön rá arra, hogy az, hogy ráment a munkája a családjára, esetleg komoly pszichés, vagy már testi panaszai vannak, akárcsak a (szorongás, frusztráció, magas vérnyomás, migrén, gyomorfekély) annak a következményei, hogy élete bizonyos területén kizsigereli magát. Legtöbbször a kiinduló pont meglehetősen káoszos, majd a coachingon gobozzuk ki a szálakat. Ennek kapcsán nagyon sok esetben valóban a nem megfelelően menedzselt feladatok és a rossz timemenedzsmenthez jutunk el. A probléma kiindulópontja, hogy ma több szerepben egyszerre kell helytállnunk. Karrier, család, énidő. Minden életterület egyaránt fontos, miközben jellemző, hogy egyik a másik rovására a nem megfelelő életvezetéssel markánsan kidomborodik. Ez pedig előbb-utóbb kártyavárként dönti össze a többi életterületet.

 

Mennyire vagyunk nyitottak új szokásokat kialakítani?
A legtöbbször instant megoldásra vágyunk. Nem szeretünk kimozdulni a komfortzónánkból, még akkor sem, ha az eddigi életünk belátható módon nem működik. Elsősorban őszintének kell lennünk magunkhoz, ám ezzel rengeteg ember hadilábon áll. A jó hír az, hogy az időt mi teremtjük magunknak és mi vagyunk azok is, akik elvesszük magunktól. Kényszeres interaktív jelenlétben vagyunk. Nem tesszük rendszeres szokásunkká azt, hogy igenis időnként meg kell nyomni a RESET gombot. Az energiafelhasználás után kell a megújulás. És lényegében ennek a ritmusában kéne működnünk. Ha úgy érezzük, képtelenek vagyunk az életünket kézben tartani, ne féljünk szakértő segítséget kérni, mert mindenki számára létezik jó módszer.

 

Szöveg: Balassa-Szökrönyös Éva,Fotó: Fotolia